Terima kasih Pak Tole Sutikno telah berbagi pengetahuan tentang Online Submission System

Assalamu’alaikum Wr.Wb,
Mohon dikirim ke teman2 yang sekiranya memerlukan “gimana cara mengirim makalah pada jurnal/conference yang menggunakan online system, semisal dengan PKP OJS atau yang lain.

Bagi Bpk/Ibu yang sudah terbiasa menggunakan sistem online untuk mengirim sebuah makalah ke sebuah jurnal atau seminar yang menggunakan “online management system” mohon maaf dan mohon dilengkapi bila ada yang terlewat. Namun berdasarkan pengalaman selalu pengelola jurnal, masih sangat banyak diantara saudara kita yang masih “GAPTEK” atau belum “MELEK IT” terkait online system ini, baik itu yang ber-background S2/S3 Teknik Elektro, T.Informatika, Ilkom dan sejenisnya maupun yang diluar bidang tersebut, masih sangat banyak yang belum “DONG”, belum paham.

Contoh-contoh email yang menandakan ketidakpahamannya misal:

Contoh 1:

Please help me, I’ve been able to login to upload papers. but I am
looking for tools to upload is not there. Please guide to the steps.
thanks …

Contoh 2:

The fact she was my team in this researc and then we have try the bet for uploading our paper to your online system but always fail. So, We were so sorry and still hope you can help us to submit this paper to your system or please reciepted our paper because in your wesite the author may send the paper with e-mail, it;’s true?
Please help us about this point.

Contoh 3:

Thank you very much for your considerations.
Unfortunately, I can not access to the main paper. Please send it to me for the review process.

Contoh 4:

Please send me the username and the password.Beberapa contoh di atas, menunjukkan masih banyak local authors and overseas authors yang belum paham. Berdasarka fakta ini, maka saya mencoba sharing bagaimana prinsip dan pola pikir dari online submission system tsb.

  • Seseorang/users yang akan bertindak sebagai reader, author, reviewer, section editor, editor dll harus terlebih dulu ter-register oleh sistem, yang artinya harus memiliki user dan password untuk login.
  • Seseorang bisa menjadi user bisa karena di-set oleh “Journal/Conference Manager” atau karena user tersebut mendaftarkan diri dan membuat account sendiri. Contoh untuk jurnal TELKOMNIKA bertindak sebagai journal manager adalah Bu Tika, JIFO: Pak Ardi, dll (secara umum EIC journals di UAD telah di-set sebagai journal manager untuk jurnal masing2).
  • Secara umum user yang mendaftarkan dirinya sendiri hanya akan bisa bertindak sebagai: reader, reviewer, atau author (tidak bisa mendaftarkan dirinya sendiri sebagai editor, section editor dll pemegang manajemen), bahkan pada sistem yang lebih ketat semua user di-register oleh admin/journal manager. Pada sistem online UAD Journals semua orang bisa meregistrasikan dirinya sebagai reader, author dan reviewer. Yuk segera buat account di UAD Journals
  1. Untuk dapat mengirimkan sebuah paper, maka user harus memiliki otoritas sebagai “AUTHOR”. Harap dipastikan pada waktu registrisasi memilih otoritas ini. Contoh kasus 1 dan 2 di atas adalah karena user hanya mendaftar sebagai “READER” sehingga tidak bisa meng-upload/mengirim makalah mereka. Apa yang harus dilakukan oleh seorang user yang hanya telah terdaftar sebagai READER saja kemudian ingin mengirim paper? Jawabnya: pertama kali ia harus menggubah otoritasnya agar juga menjadi AUTHOR. Cara gimana? bisa dilakukan sendiri atau menghubungi journal manager/admin. Bagaimana mana cara registrasi yang mandiri? misal anda ingin menjadi AUTHOR untuk jurnal DIDAKTIKA, cara adalah:
      • VIEW JOURNAL ” di bawah DIDAKTIKA (Jurnal Pendidikan),
  • selanjutnya ada bisa mengklik menu: LOGIN atau REGISTER,
  • Jika memilih menu LOGIN, maka Anda akan di bawah ke menu masuk sistem sehingga anda bisa memasukkan user dan password. Di bawah form itu ada ” » Not a user? Register with this site , » Forgot your password? ” Artinya Anda diingatkan jika belum user diharapkan register terlebih dahulu. Jika anda sudah register, dan lupa passwordnya maka Anda bisa klik “Forgot your password” dan password akan dikirimkan ke alamat email Anda yang teregister ke sistem ini. Silakan Anda buka email dan check, sebuah email konfirmasi akan dikirimkan, apakah anda benar menginginkan me-reset password karena lupa atau tidak. Di sana ada 2 pilihan: Accept dan tidak. Dengan demikian pihak lain tidak bisa mereset password kita (kecuali admin/journal manager) semaunya, karena sebuah konfirmasi pasti dikirimkan ke email kita. Jika memang benar anda yang ingin me-reset password, anda bisa klik link ACCEPT yang ditawarkan, dan email kedua akan dikirimkan yang berisi informasi password Anda. Biasanya password ini susah untuk di-ingat, namun jangan khawatir anda bisa login dengan copy and paste, dan selanjutnya Anda akan ditawari untuk mengganti password. Gantilah password dengan password yang Anda kehendaki
  • Jika memilih menu REGISTER, maka: Anda bisa mengisi isian form sehingga Anda bisa mengisi profile (termasuk memilih username dan password). Pastikan Anda confirmation as AUTHOR dengan men-centang AUTHOR. Di bagian atas profile juga ada ” Click here if you are already registered with this or another journal on this site” yang artinya Anda diingkatkan bila sudah register, tidak perlu register lagi. Filter dari sistem adalah berbasis alamat email, jika misal anda belum merasa register namun kok muncul pesan error ketika register yang menandakan email anda telah digunakan, maka artinya Anda telah didaftar/diregister oleh Journal Manager.
  • Untuk user yang terlanjur cuma sebagai READER saja dan ingin sebagai AUTHOR gimana caranya? silakan anda terlebih dahulu login ke sistem. Maka Anda akan dibawah ke page dimana ada pilihan:
Pertanyaan/comment klasik yang sendiri muncul adalah: “Kok repot buanget sih mau ngirim paper saja”? Kenapa harus begitu?
Sistem manajemen Journal/Conference modern semuanya menerapkan sistem manajemen online, karena dengan sistem ini akan meringankan kerja pengelola, namun meningkatkan performance system, dan mengenakkan authors. Lain kali jika ada yang minat, saya akan cerita mengapa pengelola jurnal menjadi ringan dan bisa mengerjakan akselerasi untuk kepentingan lain, dan dimana performance system bisa naik.
Sekedar contoh keuntungan: author bisa memonitor dimana posisi makalah yang dikirim dan tahu siapa Editor/Section Editor yang menghandle naskah, author bisa tahu makalah yang telah dikirim sdh dihandle editor/section editor atau belum. Bagi pengelola: jika ada paper masuk, sebuah jawaban ke author yang digenerate secara otomatis akan dikirimkan, dan EIC juga akan mendapat informasi bahwa ada makalah masuk, so EIC tidak perlu membalas secara manual ketika ada authors mengirim makalah. Contoh lain, jika ada reviewer yang kita tunjuk menyatakan kesediaannya untuk mereview, maka sebuah email jawaban EIC juga akan dikirimkan secara otomatis. lhak enak toH?
Mohon maaf bila membosankan, namun semoga ada hikmah dan Anda bisa/familiar mengirim paper baik ke UAD Journals, dll menggunakan “online system management”
Sukses untuk Anda semua

Wassalamu’alaikum Wr.Wb,
Tole Sutikno

Tags

 

Baca Juga Artikel Lainnya :

0 Comments

You can be the first one to leave a comment.

Leave a Comment

 

You must be logged in to post a comment.